|| Work Note || 寫 Mail的藝術

你一定同意，寫 Mail是一個藝術！！！！

工作上，你不一定會看到某些人的臉

但是你一定會收到從某人發過來的 Mail

有些人的 Mail 清清楚楚，言之有物

有些人的 Mail 我真是看都看不懂....QQ  (覺得胃痛想死）

常常抱著電腦去問同事說：誒我英文不好，你看得懂他在說什麼嗎？囧

認真的覺得寫email這件事是需要練習的

但是這種練習又跟平常寫文章不太一樣

平常寫文章注重起承轉合 人物安排 情節 想像的畫面

但是工作上的mail  就只是『有效地傳遞消息』  <--- 這件事是一切的根本啊！

如果沒有有效傳遞訊息，mail 就只是在浪費大家時間而已！

從以前到現在，我會去看看自己過去寫的mail. 

看看是不是有什麼東西可以再更進步，再更容易讓人了解一點

我現在看我過去寫的mail簡直是慘不忍睹

根本就是亂寫一通

但是隨著工作年紀的增加

雖然不敢說mail寫得多麽的好

但是事實上也是感到自己的進步了

有些小技巧，有些是我從一些書上看到的

一些是同事跟前輩教我的

用了之後，我覺得超有用的，分享給大家～

明智的使用電子郵件

我記得超清楚，我的第一份工作

好像是供應商跟誰來來回回的郵件往來

但是裡面的一來一往都是那種只有一句話的小事

後來我的某個老闆就怒了

直接發信出來說：郵件不是用來討論的，拜託直接拿起電話溝通

對啊！那時候剛出社會的我，怎麼沒寫到這個方式

我其實可以拿起電話，用五分鐘十分鐘討論

有了結果，再用郵件通知大家

在cc裡面的人，不是要看你跟別人在那邊唇槍舌戰

所以，可以的話，請再發mail之前先想清楚，

『這件事有必要發mail嗎？有其他更快的溝通方式嗎？』

後來我發現，與其來來回回的打字

倒不如拿起電話，一通電話就能搞定最好

我真的很痛恨寫一大推的郵件

手酸又根本沒有人看！

快速回應

說到這個，我真的是覺得很幽默

在以前的公司裡，我非得要搞清楚每一件事，才要回信

那時候，一個隱性的說法是『郵件24小時之內回覆就可以了』

所以我那時候的習慣是，我會先把所有東西都搞清楚    然後才一次回出去

但是換到新環境後，我發現我只要一小時不回我老闆郵件

我老闆就會直接打電話給我說『你有收到我的信嗎？』

我說，『有啊我有收到，但是我還在整理資料，等一下再發』

這一類的事情大概發生過幾次之後，我真的受不了了

我直接找我老闆說，『呃，請問你覺得正常回覆mail的時間大概是多長？』

我老闆真的很認真的思考了一下，然後回答我說

『如果是工作時間，大概是15分鐘之內吧』

！！！！！！！！！ 你在開我玩笑嗎？15分鐘之內！

你有搞錯嗎？

那時候我的內心一陣驚慌！

『那個....呃....沒有人問過你這個問題嗎老闆？』

『……呃沒有誒！在矽谷那邊好像大家都是這樣啊！速度速度！』

我的胃彷彿遭遇一陣重擊

好吧，後來我也認了

我想這就是為什麼 Apple Watch會被發明的主要原因了...

後來我終於弄清楚一件事

原來15分鐘回應是指『回覆說你知道這件事了，會有人處理』

而不是指『把完整事情做完』

所以只要回一個簡短的回覆代表你知道了

例如『got u, will follow up within today』

後來，我也漸漸明白，為什麼要這樣做

因為，很多時候很多東西都變化的很快

常常昨天的指令今天就不能用了

如果我是發信人，我也想要越快知道別人有沒有看到

如果我收到一個簡短的回覆，

那我就知道這件事我不用去追他   收件人已經知道要做什麼了 這樣我也很心安！

漸漸的，我也養成了這個習慣

先回一個簡短的回覆說你知道了

後續再補一封比較完整的郵件

這樣大家都節省時間

言之有物別說廢話

大家的時間都很寶貴，請不要浪費時間說廢話

通常大家每天都有好幾百封的郵件飛來飛去

請不用加一大堆的長篇大論與廢話

拜託請說重點

有些人洋洋灑灑像是在講連考作文這樣寫了落落長一段

看完還是不知所云

不過當然你是律師那一類工作的那就不一樣了...)

我最喜歡的郵件樣子是條列式的

前面可以簡短的說一下簡短的陳述

接下來就是 結論 影響 需要幫忙的地方

有東西需要別人幫忙的 把負責人和再次確認時間寫出來

收信的人也會知道誰該要怎麼時間做什麼事

我們對於事情也比較好掌控

有數字貼數字

如果有圖也貼圖

人類對於圖像的理解力通常都比文字來得強且直觀

多使用有效的溝通，節省彼此的時間

經常清除你的收件夾

這是我個人的潔癖

我習慣在每天睡覺前至少看一下有什麼工作是pending的

如果太晚了腦子不清楚無法現在回信

我也會大概的看過一遍

然後標注明天再回

這樣睡前對明天要做的事情會有一個大概的輪廓

也知道事情的輕重緩急

也可以好好的睡一個好覺

請把郵件看到底

通常會有一些mail是會中間被加進來的

我以前會覺得很煩 （畢竟我也不是一個太有耐性的人）完全不想把之前的一大串東西看完

但是其實這有點為危險，

因為耐著性子把這些東西看完，你才可以知道別人在搞什麼鬼啊！！！

你才可以知道別人在搞什麼鬼啊！！！

你才可以知道別人在搞什麼鬼啊！！！

你才可以知道別人在搞什麼鬼啊！！！

很重要所以要說3次

會把你加進來就是覺得你可能是要『被告知者』或是『要做事的人』

先搞懂事情來龍去脈也很重要！

（不然還有一招會是，我會直接打電話問別人問到底發生什麼故事了！）

注意拼字錯誤

其實我是一個超級typo queen! 

(拜託以前的同事不要出來指認我）

但是我真的因為這件事吃過超多苦頭的

我唯一能做的就是裝一個那種會自己辨認是否拼字錯誤的東西

然後發出去之前再檢查一次

如果連拼字都會拼錯 錯字連篇

還能要別人期待你在專業上的表現呢？

而且很多時候，我們會因為想得比打字的快

所以寫mail 就一口氣行雲流水式的寫下來

但是就會沒有注意到裡面的文法錯誤

而且都是那種很低級的文法錯誤

這種唯一的解法也就只能『再看一遍』

隨時提醒自己，慢慢來比較快

與其一開始很快地發一個錯誤的訊息

倒不如一開始就好好的把信寫好

如果需要跟催的郵件，可以cc自己

這是一個同事教我的好方法

很多時候我們的工作要去跟催別人

他跟我說，他如果要追別人事情，都會順便把自己放在cc裡面

然後收到信時，再把它標示成『需要追蹤』

所以你每天關上電腦時，就可以把自己需要追的東西再全部看過一遍

我覺得這個方法真是太聰明了

很適合我這種沒有什麼腦容量的人

每天很多事情的進度都會變得很快

我只是要找方法讓自己生活更輕鬆愉快！

我相信人如其文

我不想要我的信是那種爛爛的 沒有條理的

在寫郵件的過程中

也可以幫助自己慢慢釐清什麼事是重要的   什麼事是不重要的

也希望大家收到我的mail時

都能夠清清楚楚，明明白白！

繼續加油！！！